Adatkezelési tájékoztató

A Reportee egy belső-visszaélés bejelentő rendszer, amelyet a Red Raccoon Digital Kft. (továbbiakban: Red Raccoon Digital, adatkezelő, társaságunk vagy mi) üzemeltet az ügyfelei megbízásából. Fontos, hogy a Red Raccoon Digital a bejelentések kapcsán nem minősül adatkezelőnek, hiszen a bejelentések tekintetében azok az ügyfeleink minősülnek adatkezelőknek, akik a törvény értelmében kötelesek a belső visszaélés-bejelentő rendszert működtetni. Ezért a bejelentések megtétele és a bejelentésekkel érintett személyes adatok kezelése, tárolása, továbbítása tekintetében nem a jelen adatkezelési tájékoztató, hanem az ügyfeleink adatkezelési tájékoztatói irányadóak. A Red Raccoon Digital a bejelentések vonatkozásában adatfeldolgozónak minősül. Az ügyfeleinknek a bejelentésekre vonatkozó adatkezelési tájékoztatói megtalálhatóak a bejelentő felületeken, a bejelentések megtételére szolgáló oldalakon. 

A jelen adatkezelési tájékoztató olyan adatkezelésekre vonatkozik, ahol a társaságunk adatkezelőként jár el a szolgáltatásai népszerűsítése, a szerződései megkötése és teljesítése, illetve az ügyfeleivel való kapcsolattartás során. 

Adatkezeléseink során az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Általános Adatvédelmi Rendeletének (GDPR) előírásait betartva járunk el. A személyes adatokat kizárólag a jelen tájékoztatóban meghatározott célokból és a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezeljük. Az adatkezelés során nem kerül sor automatizált adatkezelésen alapuló döntéshozatalra, illetve profilalkotásra.

Milyen adatkezeléseket végez a Red Raccoon Digital, ezeknek mi a célja és a jogalapja?

Az egyes adatkezelések 

Amikor szolgáltatásokat nyújtunk ügyfeleinknek, adatkezelői minőségben számos esetben kezelünk személyes adatokat, például: ‍

- amikor a Reportee-t kívánjuk népszerűsíteni, az ügyfélkörünket szeretnénk bővíteni és ezért kapcsolatfelvételt kezdeményezünk potenciális vagy egykori Reportee ügyfelekkel e-mailben, telefonon vagy közösségi oldalakon (pl. LinkedIn, Facebook, Instagram stb). Ilyen esetekben tájékoztatásokat küldhetünk a Reportee-val kapcsolatban, különböző rendezvényekről, eseményekről értesíthetjük a potenciális ügyfeleket (pl. webinar a Reportee-ról és a visszaélés-bejelentési rendszerekről). Az adatkezelés célja ezekben az esetekben a vállalkozást, mint a reklám címzettjét megszólító közvetlen üzletszerzési célú megkeresések küldése az érintettnek, amennyiben az érintett az adatkezelés ellen nem tiltakozik. Amikor ilyen célokból személyes adatot kezelünk, akkor a jogos érdekünkre támaszkodunk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Jogos érdekünk abban áll, hogy az ügyfélkörünket bővítsük (ld. a GDPR (47) preambulumbekezdését). Ezekből a célokból felhasználhatunk olyan, nyilvános forrásból elérhető adatokat is (pl. e-mail címek cégjegyzéki adatokban, üzleti jellegű adatbázisokban), amelyek kapcsán vélelmezhető, hogy azok az érintett üzleti jellegű elérhetőségét tartalmazzák, és amely elérhetőségeken az érintett ésszerűen számíthat hasonló megkeresésekre. Megkereshetjük továbbá volt ügyfeleinket, illetve a próbaidőszakot igénybe vevő ügyfeleinket a rendelkezésünkre álló üzleti jellegű elérhetőségeiken. Természetesen biztosítjuk a tiltakozás lehetőségét, így amennyiben az érintett arról tájékoztat minket, hogy nem kíván közvetlen üzletszerzési célú megkereséseket kapni tőlünk, úgy adatait törölni fogjuk, és a továbbiakban nem fogjuk ebből a célból azokat felhasználni.

- amikor ügyfelek, potenciális ügyfelek vagy bejelentők felveszik a kapcsolatot velünk a www.reportee.com weblapon, vagy a különböző közöségi oldalak csatornáin keresztül bármilyen célból, pl. érdeklődnek a Reportee iránt. Ilyen esetekben az adatkezelés célja az, hogy az adott kérdést megfelelően meg tudjuk válaszolni, vagy szolgáltatásainkkal kapcsolatos segítséget meg tudjuk adni. Az adatkezelés jogalapja a körülményektől függően lehet az érintett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), „szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtétele” (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont), vagy jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont), például, ha a potenciális érdeklődő ügyfél nem természetes személy, vagy igényérvényesítés, reklamáció történik. Jogos érdekünk ez esetben abban áll, hogy minél több ügyféllel meg tudjuk kötni a Reportee igénybevételére vonatkozó szerződést, továbbá, a megkeresés jellegétől függően, az adott megkeresést el tudjuk intézni, segítséget tudjunk nyújtani, a panaszt megfelelően kezelni tudjuk.

- amikor hírlevelet, közvetlen üzletszerzési célú tájékoztatásokat küldünk az ehhez hozzájáruló érdeklődőknek, ügyfeleinknek. Az adatkezelés célja a Reportee népszerűsítése, tájékoztatás, kapcsolattartás az érdeklődőkkel, potenciális ügyfelekkel. Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont). 

- amikor a potenciális ügyfelek ajánlatokat kérnek tőlünk a Reportee igénybevételére, illetve a szerződés vagy a teljesítés részleteit egyeztetjük a szerződéskötést megelőzően. Az adatkezelés célja a szerződéskötések megkötésére ösztönző ajánlatok közlése a potenciális ügyfelekkel és a szerződések megkötésének elősegítése. Az adatkezelés jogalapja, ha a potenciális ügyfél természetes személy vagy egyéni vállalkozó, a „szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtétele” (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Ha a potenciális ügyfél nem természetes személy, akkor az adatkezelés jogalapja a jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Jogos érdekünk abban áll, hogy minél több ügyféllel meg tudjuk kötni a Reportee igénybevételére vonatkozó szerződést, és ennek érdekében a szükséges részleteket egyeztetni tudjuk a potenciális ügyfeleinkkel, a képviseletében eljáró természetes személlyel történő kommunikáció révén.

- amikor a szerződéseinket az ügyfeleinkkel megkötjük, módosítjuk, meghosszabbítjuk vagy megszüntetjük és a szerződéseket (módosításokat, megszüntető iratokat) megőrizzük a belső nyilvántartásainkban. A szerződésekben előfordulnak személyes adatok, például a kapcsolattartók neve, pozíciója, e-mailes és telefonos elérhetőségei, a képviselő(k) neve, tisztsége, aláírása. A szerződésekkel összefüggésben előfordulhat, hogy aláírási címpéldányokat, aláírásmintákat, illetve meghatalmazásokat is kapunk és tárolunk, amelyekben további, jellemzően az aláíró személyek azonosítására szolgáló személyes adatok is előfordulhatnak a szerződésekben. Az adatkezelés célja a szerződéseink megkötése, módosítása, megszüntetése, ezek adminisztrálása, megőrzése a későbbi igazolás és ellenőrzés céljából, a szerződéskötésre való jogosultság igazolása és ellenőrzése a jognyilatkozatok megtételekor. Az adatkezelés jogalapja, természetes személy ügyfelek esetén a szerződés megkötése, teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Ha az ügyfelünk nem természetes személy, akkor az adatkezelés jogalapja a jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Jogos érdekünk abban áll, hogy az ügyfeleinkkel a vonatkozó jogszabályok szerint szükséges írásbeli, vagy írásbelinek minősülő szerződést megkössük, és a szerződést tároljuk annak érdekében, hogy a szolgáltatásaink igénybevételét megalapozó dokumentáció rendelkezésünkre álljon és a szolgáltatásaink díjait az ügyfeleink felé ki tudjuk számlázni.

- amikor a szolgáltatásokat teljesítjük és ennek során kommunikálunk az ügyfeleinkkel, illetve az ügyfeleink kapcsolattartóival a teljesítés körülményeivel, egyedi kérésekkel, fejlesztésekkel, a szolgáltatással, számlázással stb. kapcsolatban. Az adatkezelés célja a szerződéses kapcsolatok során történő gördülékeny, akadálymentes kommunikáció biztosítása a szerződéses kapcsolattartók közötti kommunikáció révén. Ehhez szükséges, hogy a kapcsolattartók adatait (név, e-mailes és telefonos elérhetőség) ismerjük és a rendszereinkben (papíralapon és elektronikusan) tároljuk. Az adatkezelés jogalapja természetes személy ügyfelek és egyéni vállalkozók esetén, a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Ha az ügyfelünk nem természetes személy, akkor az adatkezelés jogalapja a kapcsolattartók adatainak kezelésével összefüggésben a jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Jogos érdekünk abban áll, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges mértékben egyeztetni tudjuk a szolgáltatással kapcsolatos egyedi kérdéseket, szolgáltatási díjainkat számlázni tudjuk, ehhez kapcsolódó adminisztratív jellegű kérdéseket egyeztetni tudjuk a kapcsolattartók közötti kommunikáció révén.

- amikor a szolgáltatásainkkal (pl. funkciókkal, frissítésekkel) kapcsolatos tájékoztatást küldünk ügyfeleinknek, vagy visszajelzést kérünk a szolgáltatásainkkal kapcsolatban. Az adatkezelés jogalapja természetes személy és egyéni vállalkozó ügyfelek esetén a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Ha az ügyfelünk nem természetes személy, akkor az adatkezelés jogalapja - a kapcsolattartók adatainak kezelésével összefüggésben - a jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Jogos érdekünk abban áll, hogy az igénybe vett szolgáltatással kapcsolatos, szükséges tájékoztatásokat az ügyfeleinknek kommunikáljuk, továbbá a szolgáltatásainkkal kapcsolatban visszajelzést kérjünk és azokat fejleszteni tudjuk.

- amikor szolgáltatási díjainkat számlázzuk. A számlázáshoz természetes személy ügyfelek, egyéni vállalkozó ügyfelek esetén ismernünk és kezelnünk kell a természetes személy nevét, címét, adóazonosító jelét, adószámát. Nem természetes személy ügyfelek esetén a számlákon nem szerepelnek személyes adatok, ugyanakkor a számlázás kapcsán általunk kezelt személyes adatok kizárólag a számla megküldésével és a számlával kapcsolatos kommunikáció során felhasznált kapcsolattartói adatok (kapcsolattartó neve, e-mail címe, telefonszáma). Az adatkezelés célja a szolgáltatás díjainak érvényesítése a megkötött szerződések szerint és a számla megküldése az ügyfél részére, adott esetben a számlázással kapcsolatos egyeztetés. Az adatkezelés jogalapja, természetes személy ügyfelek esetén, a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Ha az ügyfelünk nem természetes személy, akkor az adatkezelés jogalapja a kapcsolattartók adatainak kezelésével összefüggésben a jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Jogos érdekünk abban áll, hogy a szerződés szerinti díjainkat kiszámlázzuk, a számláinkat az ügyfeleink részére megküldjük, és a számlázással kapcsolatban kommunikáljunk, az ügyfelek kapcsolattartói révén.

- amikor jogszabályi kötelezettségünket teljesítjük a számviteli bizonylatok megőrzése körében. A számviteli bizonylatokat a keletkezésüket követő 8 évig vagyunk kötelesek megőrizni a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 168-169. §-a alapján. Ide tartoznak például a társaságunk által kiállított számlák és megkötött szerződések. Az adatkezelés célja a számviteli bizonylatok jogszabályoknak megfelelő tárolása, könyvelési feladatok ellátása. Az adatkezelés jogalapja a társaságunkat terhelő jogi kötelezettségek teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont).

- amikor követeléseinket érvényesítjük, jogi igényeket támasztunk, vagy ilyen igényekkel szemben védekezünk. Ennek során kezeljük az ügyfeleink, illetve ügyfeleink kapcsolattartóinak nevét és elérhetőségi adatait, továbbá az ügyfeleink képviseletére jogosult személyek adatait. Természetes személy, illetve egyéni vállalkozó ügyfelek esetén kezeljük a természetes személy nevét, lakcímét, adóazonosító jelét, adószámát. Adatkezelésünk célja a követeléseink érvényesítése (például fizetési emlékeztetők, felszólító levelek küldése elektronikus és postai úton, fizetési meghagyásos vagy egyéb eljárások indítása, peres eljárások indítása, a társaságunk ellen indított ilyen eljárásokban történő védekezés, továbbá a jogi képviselet és tanácsadás céljából a szükséges adatok továbbítása például ügyvédek, közjegyzők, bíróság részére). Az adatkezelésünk jogalapja a jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Jogos érdekünk abban áll, hogy a szerződés szerinti követeléseinket érvényesítsük, a velünk szembeni igényekkel szemben védekezzünk. 

- amikor leendő munkatársainkat kiválasztjuk. A toborzás, kiválasztás folyamata során a hozzánk jelentkező álláspályázók különböző személyes adatait (pl. önéletrajz, név, cím, születési hely és idő, elérhetőségi adatok, korábbi munkatapasztalatra vonatkozó információ, képzettségre, végzettségre vonatkozó információ, bérigény, fénykép - amennyiben az önéletrajz tartalmazza, elérhetőségi adatok: e-mail cím és telefonszám) kezeljük. Az adatkezelés célja a pozícióra legmegfelelőbb munkatárs kiválasztása, ebből a célból online, illetve személyes interjúk lefolytatása, kapcsolattartás a jelentkezővel. A jelentkező nyilvános forrásból elérhető, az álláspályázat szempontjából releváns adatait is ellenőrizhetjük (például nyilvános LinkedIn, Facebook fiók releváns nyilvános adatai). Az adatkezelésünk jogalapja a szerződés megkötésének előkészítéséhez szükséges adatkezelés (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). 

- amikor weboldalunkat a weboldalak látogatói használják (sütikezelés). A www.reportee.com weboldal – a látogató által adott hozzájárulástól függően – sütiket (kisméretű szöveges adatfájlokat) helyez el a látogató számítógépén vagy mobileszközén. A sütik segítségével weboldalunk emlékezni fog a felhasználói eszközre, amikor webszerverünk és annak internetes böngészője kapcsolatba lép egymással. A sütik legfőbb célja, hogy a webszerver felhasználó-specifikus weboldalt kínáljon fel, és a látogató részére személyesebb, igényeihez szabott élményt kínáljon, amikor a felhasználó a weboldalt látogatja és használja. A sütik segítségével emlékezik weboldalunk arra a beállításra is, hogy a látogató például elfogadta a sütiket. Egyes sütik a weboldal működéséhez elengedhetetlenül szükségesek, ezek a látogató hozzájárulása nélkül is települnek. Valamennyi egyéb süti, amelyet weboldalunk használ, a felhasználó hozzájárulását igényli. 

A munkamenet sütik a böngésző bezárása után törlődnek. Ezzel szemben a maradandó sütik a felhasználó számítógépére elmentett olyan sütik, amelyek a felhasználó böngészője bezárásakor nem törlődnek automatikusan. A maradandó sütiket a weboldal arra használja, hogy következő látogatása alkalmával felismerje a felhasználót.

A felhasználó a sütik használatát az internetes böngésző beállításának megváltoztatásával engedélyezheti vagy letilthatja. A Do Not Track opciók a legtöbb böngészőben megtalálhatóak, például:

• Firefox
• Chrome
• Safari
• Opera

Kérjük vegye figyelembe, hogy amennyiben teljeskörűen letiltja a sütik alkalmazását, úgy weboldalunk egyes funkciói korlátozottan, vagy egyáltalán nem működhetnek.

Az egyes sütik megnevezéséről, szolgáltatójáról, céljáról és lejárati idejéről a süti bannerben megjelenített részletes listában olvashat. Ugyanitt adhatja meg a sütikezeléssel kapcsolatos hozzájárulását vagy beállítási preferenciáit. 

A jogos érdek mint jogalap alkalmazása

Amikor az adatkezelések során az adatkezelő a jogos érdekeire kíván támaszkodni, akkor a GDPR elvárja az adatkezelőtől, hogy azonosítsa a saját, illetve az érintettek oldalán fennálló adatalanyi érdekeket és az érintett alapjogot, továbbá részletesen értékelje az adatkezelés szükségességét és arányosságát, a mérlegelés eredményeként pedig állapítsa meg, hogy az adatkezelő érdekei elsőbbséget élveznek-e az érintettek jogaival és szabadságaival szemben. Ennek megfelelően mérlegeltük a Red Raccoon Digital oldalán fennálló, a fentiekben megjelölt érdekeket és azonosítottuk az érintettek alapvető jogait a személyes adataik védelméhez, továbbá a jogaikat a fentiekben bemutatott adatkezelések során kezelt személyes adataik, különösen a nevük és elérhetőségi adataik bizalmas kezeléséhez. Mérlegeltük az adatkezelés szükségességét és arányosságát, és felmértük, hogy rendelkezésünkre állnak-e olyan, kevésbé korlátozó eszközök, amelyekkel az adatkezelés céljait el tudnánk érni. Figyelembe vettük, hogy a velünk szerződő nem természetes személy ügyfelek kapcsolattartói minden esetben munkahelyi, üzleti célú elérhetőségi adatokat adnak meg a teljesítés érdekében és, hogy ezért az adatkezelésnek (pl. üzleti kapcsolattartás) a magánszférára gyakorolt hatása jelentéktelen. Figyelembe vettük, hogy a fentiekben bemutatott adatkezelések az érintetteket nem érik váratlanul. Figyelembe vettük, hogy a marketing célú megkereséshez kizárólag már rendelkezésünkre álló, üzleti szempontból releváns elérhetőségi adatokat használunk fel, vagy pedig olyan nyilvános forrásból szerzünk adatokat, amelyek üzleti jellegűek, és ezért az érintett alappal számolhat a társaságunk által küldött megkereséshez hasonló jellegű megkeresésekkel. Alternatív megoldások a szerződés teljesítése során történő kapcsolattartás esetén értelemszerűen nem merülnek fel. A marketing célú megkeresések kapcsán sem léteznek olyan alternatív megoldások, amelyekkel társaságunk a céljait el tudná érni. A mérlegelés során arra jutottunk, hogy az adatkezelések szükségesek, arányosak, és alkalmasak a megjelölt célok elérésére, ezért az adatkezelések megengedhetőek. 

Kik érintettek az adatkezeléssel? 

A társaságunk általi adatkezelésekkel érintettek a velünk szerződésben álló természetes személyek, nem természetes személyek kapcsolattartói (az ügyfeleink alkalmazottai, munkavállalói), az ügyfeleink képviselői, vezető tisztségviselői, a Reportee iránt érdeklődő személyek, a hírleveleinkre feliratkozó személyek, potenciális ügyfeleink és potenciális ügyfeleink kapcsolattartói, a társaságunkhoz nyitott pozícióra jelentkező személyek, a társaságunk weboldalára ellátogató személyek.

Melyek a személyes adatok kategóriái, amelyeket adatkezelőként a Red Raccoon Digital kezel?  

Az adatkezeléseink során jellemzően az ügyfeleink vagy potenciális ügyfeleink kapcsolattartóinak nevét és elérhetőségi adatait, úgy mint e-mail és telefonszám kezeljük, amelyek jellemzően az érintettet foglalkoztató szervezet által rendelkezésre bocsátott „céges” elérhetőségi adatok.

Kezeljük továbbá az ügyfeleink tisztségviselőinek azon személyes adatait, amelyek a megkötött szerződésekben, illetve az ügyfeleink cégkivonataiban, vagy egyéb nyilvántartási dokumentumaiban, továbbá meghatalmazásokban, aláírási címpéldányokban, aláírásmintákban szerepelnek. 

Magánszemély, illetve egyéni vállalkozó ügyfeleink esetén kezeljük az ügyfelünk nevét, címét, adóazonosító jelét / adószámát, illetve az elérhetőségi adatait (e-mail és telefonszám).

A toborzás és kiválasztás során a hozzánk jelentkező személyeknek a fent felsorolt adatait kezeljük.

Meddig tároljuk az adatokat? 

A személyes adatokat a korlátozott tárolhatóság alapelvét figyelembe véve csak a meghatározott adatkezelési cél eléréséhez szükséges ideig kezeljük.

A szerződéseink előkészítésével (ideértve a potenciális ügyfeleknek megküldött ajánlatokat is) és megkötésével kapcsolatos dokumentációt, továbbá a szerződés teljesítése során a szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos bármely releváns kommunikációt, valamint a panaszkezeléssel kapcsolatos dokumentációt a polgári jogi elévülési idővel egyezően, a szerződés megszűnését követő 5 évig őrizzük meg.

Követeléskezelés, igényérvényesítés, vagy jogvita felmerülése esetén az igényeink alátámasztásához vagy jogaink védelméhez szükséges személyes adatokat a követelés teljes megtérülése, illetve az esetleges jogvita jogerős lezárását követő 5 évig őrizzük meg. 

A számviteli bizonylatainkat (például számlák és szerződések), mint azt korábban jeleztük, a számviteli jogszabályok alapján 8 évig vagyunk kötelesek megőrizni.

A közvetlen üzletszerzési célú adatkezelésekkel (megkeresések, tájékoztatások) kapcsolatban a személyes adatokat addig őrizzük meg, ameddig a konkrét személyes adat releváns lehet vagy, amennyiben az korábbi, úgy az érintett általi tiltakozásig. 

Amennyiben a személyes adatot az érintett hozzájárulása alapján kezeljük, úgy a konkrét adatkezelési cél megvalósulásáig tároljuk a személyes adatot, vagy az érintett hozzájárulása visszavonásáig, amennyiben ez korábban bekövetkezik.

A kiválasztással és toborzással kapcsolatos adatokat a konkrét pozíció lezárásáig (legfeljebb a pozícióról való döntést követő 3 hónapig) kezeljük. A jelentkező hozzájárulást adhat a pozíciók lezárását követően is az adatainak megőrzéséhez, abból a célból, hogy további álláslehetőségekről tájékoztassuk. Ez esetben az adatokat a hozzájárulás szerinti ideig, jellemzően a pozíció lezárását követő egy évig őrizzük meg és használjuk fel toborzási célokra. Ez esetben az adatkezelés jogalapja, a korábban jelzettektől eltérően, az érintett hozzájárulása. Amennyiben felmerül bármely okból az igényérvényesítés vagy jogvita lehetősége a jelentkező álláspályázatával kapcsolatban, úgy a személyes adatokat az elévülési vagy igényérvényesítési határidőn belül őrizzük meg (például az egyenlő bánásmód megsértése miatt a jelentkezők általi eljárás megindításának határideje egy év). Ez esetben az adatkezelések jogalapja, a fentiekben írtakkal ellentétben, a társaságunk jogos érdeke lesz. Az adatkezelést ilyen esetben korlátozzuk, a személyes adatok toborzási és kiválasztási célból nem kerülhetnek felhasználásra, és a hozzáférést is korlátozzuk.

Milyen forrásból ismerjük meg a személyes adatokat, továbbá melyek az adatszolgáltatás elmaradásának következményei?

A személyes adatokat a legtöbb esetben az érintettek maguk adják meg társaságunk részére, ugyanakkor jellemzően az is előfordulhat, hogy az ügyfeleink, vagy leendő ügyfeleink munkatársától szerezzük meg az adatokat. Mint azt korábban már említettük, potenciális ügyfeleink kapcsolattartási adatait nyilvános forrásokból is beszerezhetjük, továbbá leendő ügyfeleink, ügyfeleink vezető tisztségviselőire vonatkozó adatokat szintén nyilvános forrásokból, például a cégjegyzék adataiból is beszerezhetjük.

Az adatok szolgáltatása csak a következő esetekben feltétele a szerződéskötésnek: magánszemély, továbbá egyéni vállalkozó ügyfeleink esetén a szerződéskötéshez szükséges személyes adatok, továbbá ügyfeleink vezető tisztségviselőinek, képviselőinek adatai, amelyek feltüntetése a szerződésben szükséges.  

Egyéb személyes adatok megadása nem előfeltétele a szerződéskötésnek, ugyanakkor a kapcsolattartási adatok megadása nélkül a szerződés teljesítése akadályokba ütközhet, egyes esetekben a szerződés felmondásához is vezethet.

Egyéb adatkezeléseink esetén a személyes adatok hiánya a konkrét adatkezeléstől függő következménnyel járhat, például az érintett nem kap hírlevelet, ajánlatot, tájékoztatást stb. társaságunktól, nem tudjuk megítélni szakmai alkalmasságát az álláspályázat során.

Kiknek továbbítunk személyes adatokat? 

Az adatokat biztonságosan és oly módon kezeljük, hogy azokhoz csak a feladatukat teljesítő, arra jogosult munkatársaink és titoktartási kötelezettséggel rendelkező alvállalkozóink (adatfeldolgozóink) férhetnek hozzá.

Technikai jellegű feltételeink és működésünk biztosítása érdekében adatfeldolgozókat veszünk igénybe, pl. a tárhely biztosítása céljából. Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatkezelést nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az adatkezelő rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni. Az adatfeldolgozóinkkal a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozói szerződést kötöttünk. 

Kapcsolati űrlapunk működtetéséhez igénybe vesszük a MailerLite Limited (cím: 38 Mount Street Upper, Dublin 2, D02 PR89 Írország), SMTP szolgáltató (adatfeldoglozó) szolgáltatásait. 

A TYPEFORM SL (cím: C/ Can Rabia 3-5, 4th floor, 08017, Barcelona, Spanyolország) szolgáltatását használjuk a “Megfelel a cége?” help tool működéséhez. Bővebb információt itt olvashat. 

A Reportee.com weboldalunk kapcsán tárhelyszolgáltatóként vesszük igénybe a Webflow, Inc társaságot (cím: 98 11th Street, Floor 2, San Francisco, CA 94103, Egyesült Államok). A Webflow, Inc adatfeldolgozónak minősül, személyes adatok kezelésével kapcsolatos tájékoztatója itt elérhető. A Webflow, Inc az Amerikai Egyesült Államok és az Európai Unió közötti adattovábbítást jogszerűen lehetővé tevő Adatvédelmi Keretrendszer, Data Privacy Framework-ben (DPF) részt vevő szervezet. A DPF kapcsán az EU Bizottság megfelelőségi határozatát itt találja. A DPF jelentősége abban áll, hogy az abban részt vevő, USA székhelyű szervezetek vonatkozásában az adattovábbítás a GDPR szerinti egyéb többletgaranciák megléte nélkül is jogszerű. A Webflow, Inc kizárólag a weboldalunk kapcsán nyújt tárhelyszolgáltatást, a visszaélés-bejelentési rendszer applikációja kapcsán nem vesszük igénybe a Webflow, Inc szolgáltatásait.

A személyes adatokat esetlegesen a velünk együttműködő szerződő feleknek továbbíthatjuk, kizárólag az érintettel, vagy a foglalkoztatójával kötött szerződés teljesítése érdekében (ez utóbbi esetben jogos érdekünk alapján). Az adatokat továbbá – amennyiben ez feltétlenül szükséges pl. egy jogvita kapcsán vagy egy gazdasági esemény pénzügyi, illetve számviteli megítélése érdekében – eseti jelleggel továbbíthatjuk az általunk megbízott szolgáltatók részére, pl. ügyvédek, könyvvizsgálók, pénzügyi tanácsadók számára, akik szakmai, illetve szerződéses titoktartási kötelezettség hatálya alatt állnak.

Az ügyfeleink, illetve kapcsolattartók személyes adatait (név és elérhetőség), amennyiben jogi tanácsadás, bejelentővédelmi ügyvédi szolgáltatás vagy egyéb kapcsolódó szolgáltatás iránt érdeklődnek ügyfeleink, az érintett, velünk együttműködő és az ügyféllel előzetesen egyeztetett szolgáltató részére továbbítjuk. 

A kezelt személyes adatok továbbítása lehetséges olyan harmadik felek részére, amelyeknek társaságunk üzletrészt, vagy vagyontárgyat kíván eladni. Amennyiben a társaságunkat, vagy vagyontárgyainak összességét kívánja felvásárolni egy harmadik fél, abban az esetben az általa az érintettekre vonatkozóan tárolt személyes adatok is az átadott vagyontárgyak közé kerülnek, így a lehetséges vevő részére a személyes adatok a társaságunk jogos érdeke alapján átadásra kerülhetnek. Ilyen esetekben a társaságunk az adattovábbítást megelőzően végzi el a szükséges érdekmérlegelési tesztet.

Az Webflow, Inc általi tárhelyszolgáltatást leszámítva az érintettek adatait nem továbbítjuk az Európai Unió vagy az Európai Gazdasági Térség területén kívüli országokba, ill. nemzetközi szervezetek részére.

Milyen elérhetőségeken veheti fel velünk a kapcsolatot?

Név: Red Raccoon Digital Kft. (adatkezelő)

Székhely: 1027 Budapest, Bem József utca 6. fszt.

E-mail cím: hello@reportee.com 

Milyen jogokkal rendelkeznek az érintettek a GDPR alapján? 

Az érintett kérelmezheti a Red Raccoon Digitaltól:

- a személyes adataihoz történő hozzáférést (GDPR 15. cikk). E körben az érintett jogosult tájékoztatást kapni arról, hogy személyes adatai kezelése folyamatban van-e, jogosult megismerni a kezelt személyes adatokat és azokról másolatot kérhet, továbbá ezek vonatkozásában az adatvédelmi szempontból releváns információkat (pl. címzettek kategóriái, tárolás időtartama, harmadik országba továbbítás garanciái stb.). 

- személyes adatai helyesbítését (GDPR 16. cikk). E körben az érintett kérheti a helytelen adat kijavítását, illetve a hiányos adat kiegészítését.

- személyes adatai törlését (GDPR 17. cikk).

- vagy kezelésének korlátozását (GDPR 18. cikk).

- Hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett bármikor visszavonhatja a hozzájárulását, amely azonban a visszavonásig történt adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

- A társaságunk jogos érdekén alapuló adatkezelés ellen az érintett, a saját helyzetével kapcsolatos okokból, továbbá a közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés esetén bármikor tiltakozhat (GDPR 21. cikk).

- Érintetti kérések, igények érvényesítése: jogai érvényesítésére vonatkozó kérelmét a jelen tájékoztatóban megadott elérhetőségeken tudja jelezni számunkra (hello@reportee.com). Kérelmének a lehető legrövidebb időn belül, legfeljebb azonban 30 napon belül eleget teszünk és értesítjük a megtett lépésekről, illetve a kérelem elutasításának indokairól.

- Panasz benyújtás joga: az érintett jogosult a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; honlap: www.naih.hu; email: ugyfelszolgalat@naih.hu; Tel: + (36)-1-391-1400) panaszt benyújtani. A panasz hatósági benyújtása előtt javasoljuk, hogy panaszát részünkre is küldje meg a hello@reportee.com e-mail címen, annak érdekében, hogy kérését első körben mi is megvizsgálhassuk és az Önt ért esetleges jogsérelmet hatékonyan orvosolni tudjuk.

- Bírósági út igénybevétele: jogainak megsértése esetén az érintett bírósághoz fordulhat. A társaságunk elleni per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – választása szerint – az érintett lakhelye szerint illetékes törvényszék előtt is megindítható.

‍