A blogposztban azt járjuk körül, miért éri meg stratégiai eszközként kezelni a whistleblowing rendszert és hogyan lehet a jogi megfelelésen túl bizalmat építeni.
A jól működő whistleblowing rendszer előnyei
Ezúttal kivételesen nem a jogszabályi megfelelésről lesz szó. Nézzünk egy másik nézőpontot, amely talán még fontosabb: hogyan lehet a visszaélés-bejelentési rendszert a vállalati működés hasznos, értékteremtő eszközévé formálni közép- és nagyvállalatoknál?
Tanácsadóként gyakran tapasztaljuk, hogy a vállalkozások első gondolata a kötelező minimum teljesítése: „teljesítsük a jogszabályi megfelelést, de lehetőleg úgy, hogy minél kevesebben éljenek ezzel a lehetőséggel.” Ezt a hozzáállást szeretnénk most egy kicsit megkérdőjelezni. Lehet, hogy érdemes lenne másként gondolkodni? Lehet, hogy nem rejteni kellene a bejelentési lehetőséget, hanem láthatóvá tenni, sőt: tudatosan ösztönözni a használatát?
Miért?
A világ legnagyobb csalásmegelőzéssel foglalkozó szervezete, az ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) 2024-ben publikálta legfrissebb globális jelentését: Occupational Fraud 2024 – A Report to the Nations címmel (ACFE tanulmány forrása). A számok önmagukért beszélnek:
- A vállalkozások évente átlagosan árbevételük 5%-át veszítik el a munkavállalók által elkövetett visszaélések következtében.
- A feltárt visszaélések 43%-a bejelentés útján vált ismertté.
- A bejelentések fő forrásai:
- 52% munkavállalók
- 21% ügyfelek (és ez a szám növekvő tendenciát mutat)
- 15% anonim bejelentők
A bejelentések tehát háromszor több esetet tárnak fel, mint bármely más csalásmegelőző eszköz.
A bejelentési rendszer pozitív üzenete
Egy jól működő visszaélés-bejelentési rendszer nemcsak jogi „védernyő”, hanem bizalmi híd a munkatársak felé is. Üzenete egyértelmű: a szervezet nyitott a problémákra, felelősen reagál a visszajelzésekre, és fontos számára az integritás.
A vezetők így olyan hibákról, rosszul működő folyamatokról vagy jogsértésekről szerezhetnek tudomást, amelyek rejtve maradnának – és ezzel nemcsak jogi, hanem pénzügyi és reputációs kockázatokat is csökkenthetnek. Egy-egy bejelentés alapján elindított belső átszervezés, hibás beszállítók lecserélése vagy akár visszaélésből eredő felesleges kiadások megszüntetése komoly megtakarítást is eredményezhet.
A hatékony rendszer alappillérei
Egy jól működő whistleblowing rendszer:
- demonstrálja a vezetés elkötelezettségét a jogszerű és etikus működés mellett,
- ösztönzi a munkatársakat, hogy időben jelezzék az észlelt problémákat,
- csökkenti a bejelentők elleni megtorlás félelmét,
- erősíti az átláthatóság, a bizalom és az elszámoltathatóság kultúráját.
Miért ne titkoljuk, hanem kommunikáljuk?
Az előremutató szervezetek nem rejtegetik a bejelentési lehetőséget – hanem aktívan kommunikálják: elérhető a gyártócsarnokban, az ebédlőben, a belső portálon, onboarding anyagokban. A bejelentési lehetőség nem félelemkeltő, hanem biztonságot nyújtó eszköz, amely mindenkinek segít abban, hogy a vállalat hosszú távon fenntartható és tisztességes módon működjön.
Az anonimitás mint bizalomépítő tényező
A modern rendszerek – mint például a Reportee, amely felkészítheti az ISO 37001 szabványra – lehetővé teszik a teljesen anonim bejelentést, miközben a kommunikáció a bejelentő és a vizsgálatot végző szervezet között fennmarad. Ez különösen fontos, hiszen a potenciális bejelentők számára csak akkor lesz vonzó a belső csatorna, ha bíznak annak működésében, biztonságában és a következmények elkerülhetőségében.
Mindezek alapján kijelenthetjük, a jogszabályi megfelelés csak a kezdet.
Egy hatékony whistleblowing rendszer:
- értéket teremt,
- költségeket csökkent,
- erősíti a munkavállalói elköteleződést,
- növeli a vezetés tájékozottságát,
- és – nem utolsó sorban – segít a vállalatnak a hosszú távú, fenntartható növekedésben.
A Reportee egy ingyenes 30 napos próbaverzióval is elérhető, így a vállalkozások kipróbálhatják a rendszert, mielőtt elköteleződnének.
